Hoe kun je meer impact maken met minder effort? Met deze vraag kom je al snel uit bij ons in-house Salesforce team. Dit team bestaande uit Business Analisten, Developers & Succes Managers is iedere dag bezig met procesoptimalisatie voor zowel onze interne organisatie als onze externe organisatie, onze klanten. Met behulp van de Impact/Effort-Matrix kan het Salesforce team een prioritering aanbrengen in verbeterideeën en daarmee een roadmap voor het komende jaar bepalen. Ons hart gaat sneller kloppen als klanten met ons het partnership aan willen gaan om samen deze journey te maken.

Salesforce, een platform met oneindige mogelijkheden

Racktime is een technologie (data) gedreven organisatie. Met behulp van technologie optimaliseren we continu onze processen en activiteiten. Daarnaast helpt deze aanpak om voor onze klanten betere resultaten te realiseren waarbij het beschikbare budget zo efficiënt en effectief mogelijk wordt ingezet. Racktime werkt met Salesforce sinds 2012, een cloudbased platform voor customer relationship management (CRM). Dit houdt in dat we één systeem, één login en één database hebben voor alle activiteiten.

Hierbij zijn ons Warehouse Management Systeem (WMS) en Transport Management Systeem (TMS) ingebouwd. Ook heeft onze zusterorganisatie URD Solutions een koppeling gebouwd tussen Salesforce en hun local marketing platform. Hier zit ook een reserverings- en beschikbaarheidsmodule voor POS-, Eventmaterialen en Coolers in. Met als voordeel dat voorraadoverzichten realtime inzichtelijk zijn, materialen niet dubbel ingezet worden en niet op voorraad zijn van materialen direct bekend is.

Innovaties die geld besparen

Door continu onze processen en activiteiten te analyseren krijgen we zicht op mogelijkheden tot optimalisatie. Op basis hiervan hebben we in het eerste kwartaal van 2022 een aantal interessante slagen kunnen maken.

Zo waren onze projectmanagers van de divisie Field Service & Event Logistics iedere dag een uur bezig om de buitendienst, die de volgende dag op de planning stond, te informeren over hun komende werkdag; start/eindtijd, volgorde van locaties, mee te nemen gereedschap etc. De Salesforce afdeling heeft deze handmatige taak vervangen door een automatisch proces, waardoor de projectmanagers aan het einde van de dag maar op één knop hoeven te drukken en alle benodigde informatie naar de juiste medewerkers wordt gecommuniceerd. Weinig effort, veel impact dus!

In het eerste kwartaal hebben we tevens een volledig herbouwd TMS voor alle projectmanagers kunnen lanceren. De projectmanagers gebruiken TMS om de routes van onze mensen in het veld zo efficiënt mogelijk in te plannen. In dit proces hebben we volgende optimalisaties kunnen doorvoeren:

• Het verbeteren van de performance zodat we meer dan 600 locaties tegelijk kunnen inplannen en routes berekenen.
• Het mogelijk maken van multi-vendor projecten waarbij we tijdens één winkelbezoek taken uitvoeren voor meerdere klanten, niet alleen effectiever maar ook een stuk milieuvriendelijker.
• Complete restyle in Lightning look en feel in plaats van de verouderde Salesforce Classic omgeving waardoor de gebruikerservaring en gemak is verbeterd.

Door deze optimalisaties kan ons project management zich nog meer richten op de aansturing van onze mensen in het veld en daarmee het eindresultaat van onze dienstverlening voor onze klanten.

Kunnen we nóg slimmer werken?

Ook in het tweede kwartaal staan er uitdagende projecten op de planning voor de Salesforce afdeling, waaronder de zogenaamde “Work Approval Flow”. De projectmanagers controleren dagelijkse activiteiten van de buitendienst. Dit zijn veelal administratieve controles waaronder het controleren van checkin/uit tijden, locaties en ingevulde surveys. Het aantal te controleren bezoeken kan per dag flink oplopen tot een paar honderd.

Met de groei van de organisatie en de wensen van de klant voor meer inzicht, is de behoefte ontstaan om deze flow efficiënter in te richten. Door alle controles per opdracht in een soort approval flow te zetten is op elk moment inzichtelijk in welke fase een opdracht zich bevindt en kan, wanneer nodig, per controle direct ingegrepen op locatie.

Een andere leuke ontwikkeling is het integreren van Google Maps openingstijden per winkellocatie in onze planning tool. Voor Field Marketing en Field Service & Event Logistics activiteiten hebben we de meeste zaken behoorlijk dichtgetimmerd, maar we kunnen altijd slimmer werken!

Bij het plannen van grote merchandise rondes van tientallen bezoeken per dag, kost het veel tijd om openingstijden van winkels te achterhalen. Zo weten we uit ervaring dat een sigarenboer of een horecazaak op maandag vaak dicht is. Om te voorkomen dat we bezoeken inplannen en voor een dichte deur komen te staan, gaan we actuele openingstijden uit Google Maps integreren binnen de planning tool, laten we de data voor ons werken om zo efficiënt mogelijk te plannen en budget te besparen voor onze klanten. Scheelt weer een paar onnodige ritjes!

Live demo via Teams 

Wil je ook samen met onze Salesforce afdeling bekijken wat de mogelijkheden om betere resultaten te halen met minder budget? Neem dan eens contact op met onze Sales Manager Jennifer Borst: j.borst@racktime.eu of bel naar 072 – 541 3939