Uitgelichte case
Red Bull Megaloop Challenge 2019
Eén van de events die wij graag zouden willen uitlichten is de Red Bull Megaloop Challenge 2019. Voor dit event is echte storm en hoge golven een must. Om die reden is er pas een final GO mogelijk maximaal 2 dagen voor het event. Graag geven wij je een kijkje in onze eventkeuken, tonen wij hoe dit event tot stand is gekomen én met succes is uitgevoerd!
Event logistics
Events vanuit een merkbeleving, van kleine tot grote events. Racktime verleent warehousing, logistieke dienstverlening en het transport van de op- en afbouw van events vanuit een sales & marketing perspectief. Hierbij eindigt het voor ons niet bij aankomst op locatie, maar begint het daar pas. Wij weten als geen ander het belang en de impact van een juiste presentatie op de merkbeleving en uiteindelijk de verkoop van de producten van onze klanten.
Wij verzorgen hierin de in- en uitslag, voorraadbeheer, projectmanagement en het Salesforce samenwerkingsplatform. Racktime werkt nauw samen middels een online community, wat resulteert in korte lijnen tussen de aanvragers en het projectmanagement team.
Deze aanpak en structurele samenwerking leidt tot transparantie & inzicht in het gehele proces, efficiënte communicatie in context, inzicht in kosten per afdeling, reports en een KPI dashboard om het service niveau te monitoren. Wij denken mee in de beste aanpak en schakelen snel op locatie wanneer zaken anders lopen dan gepland. Wij combineren logistieke kennis met onze commerciële mindset. Voor aanvragers is het eenvoudig om een event te plannen, doordat alle materialen overzichtelijk zijn gepresenteerd in een webshop. Door onze online community is alle informatie en communicatie rondom een event in één portal voor iedereen inzichtelijk.
Onze aanpak bij event aanvraag
- De voorbereiding en controle van alle benodigde materialen
- Projectorganisatie en afstemming met klant en locatie
- Opbouw en installatie op locatie
- Aankleding van de locatie
- Rapportage over het event zoals bezoekersaantal, gevoerde gesprekken, bijzonderheden
- Update profiel locatie (indien van toepassing)
Real-time inzicht
Door het integreren van alle communicatie in de processen zijn activiteiten inzichtelijk, transparant, overdraagbaar en wordt historie opgebouwd. Middels reports en dashboards kan eenvoudig overzicht gehouden worden zowel op de voortgang en uitvoering van de diverse activiteiten als op de voorraden. Voor klanten leidt dit tot ontzorging en professionaliteit van events, en voor de consument een betere merkbeleving.
Budget
Ieder event is direct gekoppeld aan het budget van de desbetreffende aanvrager/ afdeling. Op deze manier zijn financiële overzichten inzichtelijk voor iedereen.
(De-)Installations
Racktime verzorgt de installatie en de-installaties van eventmaterialen op locatie. Voor het transport van de materialen hebben wij ons eigen wagenpark met opgeleide Event Tigers die vanuit een sales & marketing mindset werken.
Maintenance
Wanneer materialen terugkomen van een event worden deze in ons warehouse schoongemaakt en vervolgens weer op voorraad gezet.
Online community
Alle communicatie rondom een event is gekoppeld binnen ons Salesforce platform. Hierdoor wordt historie opgebouwd voor Account Locations, events die jaarlijks terugkeren etc. Chatter is een collaboration en communication tool van de community. Chatter kan plaatsvinden in groepen en in context van iets (een event, bestelling of een item).
Platform voor aanvragen
Middels een online platform kunnen de aanvragers een event aanmaken en daarbij de benodigde eventmaterialen bestellen. In het platform staan de eventmaterialen overzichtelijk gesorteerd, met bijbehorende informatie en bijzonderheden als afmetingen, flightcase nodig, aanvullende benodigdheden op locatie als: heftruck en extra mankracht.
Repair
Het kan uiteraard gebeuren dat er tijdens een event op locatie materiaal stuk gaat. Bij het retour halen van de eventmaterialen nemen wij dit mee het retour naar ons warehouse, daar zullen onze technisch warehouse specialisten de materialen repareren.
Track & Trace
Als we een e-mail adres toevoegen aan een Account Location (profiel) is het mogelijk om een automatisch gegenereerde Track & Trace e-mail naar de ontvanger te versturen wanneer het eventmateriaal ons warehouse verlaat. Optioneel kan deze e-mail volledig gestyled worden in de huisstijl van onze klanten.
Voorraadbeheer
De voorraad van alle eventmaterialen is 24/7 inzichtelijk, zo kun je op ieder gewenst moment bekijken welke materialen beschikbaar zijn en in welke hoeveelheden.
Recensies
Event logistics
Geïnteresseerd in deze dienst?
Misschien kunnen wij u ook helpen met één van onze overige diensten
Cases
Event Logistics
De TABAC-Barber Truck bij FHM
De parfumerie Mäurer & Wirtz creëerde in 1959 de lijn TABAC. Een...
Lees verder
Stop, Pit, Go!
Meer dan twee miljoen mensen in Nederland kijken wekelijks naar de F1 op de...
Lees verder
Opslag, Transport & Installatie Pathé TukTuk
De Pathé Theaters, wie kent ze niet. Grote bioscopen verspreidt over heel...
Lees verderContact Jordi
Neem contact op met Jordi, onze Field Marketing expert
Jordi
Bruin
- Event Logistics Specialist @Racktime
- j.bruin@racktime.eu
- +31 (0)72 541 39 39